Gestão Do Tempo, Saiba Aproveitar Melhor O Seu Tempo

Gerenciamento de tempo, ou Gestão do tempo, Parece um tópico tão extenso, que pode ser difícil de controlar, mas fácil de entender, como gerenciamos o recurso mais essencial em nossas vidas, o TEMPO.

Por vezes, pode ser esmagador, frustrante se você sentir que nunca tem tempo suficiente ou o tempo fica longe de você.

Agora, o objetivo aqui, é organização ao tempo a seu favor, as dicas de gerenciamento de tempo que compartilho neste artigo!

Basta ter um segundo e lembrar.

Dicas de gerenciamento de tempo para melhor produtividade

Lembre-se de um dia em que você completou tudo o que queria. Você se exercitou, leu e dormiu o suficiente. Você se sentiu animada, feliz e orgulhosa.

Como resultado, você pensou consigo mesmo, como posso fazer isso todos os dias e acaba que não faço.

Agora pense em um dia que o tempo fugiu de você e não houve tempo suficiente para concluir tudo. Pior ainda, você não dormiu o suficiente, não fez exercícios ou uma pausa mental.

Você se sentiu apressada, frustrada e talvez até se sentisse sobrecarregada.

O que é gestão do tempo

Viver dia após dia sem controle pode deixar você se sentindo fora de controle e infeliz, sinal que falta gestão de tempo.

Em sua definição muito básica, gerenciamento de tempo é o processo de planejar e organizar seu tempo para realizar atividades ou tarefas específicas em seu dia, semana, mês ou ano.

Por que a gestão do tempo é importante?

Além de entender e superar os sentimentos negativos de derrota por causa da falta de gerenciamento do tempo, este gerenciamento é crucial porque ajudará a atingir seus objetivos de curto e longo prazo.

Você possui seu próprio negócio? Você trabalha de casa? Quer aprender uma nova habilidade? Você quer ser mais produtiva?

Aprender a gerenciar seu tempo é a base para ajudá-la a manter o foco e a organização para atingir seus objetivos.

Se você precisa de uma maneira de controlar seu tempo e ser mais produtiva, feliz, animada para o dia, e realizar o que precisa e quer fazer em 24 horas, desse modo, a gestão é fundamental.

Abaixo, compartilho algumas dicas e técnicas de gerenciamento de tempo que você pode implementar para mudar a maneira como gerencia seu tempo.

Isso fez toda a diferença na minha vida, e espero que você possa aplicar algumas ou todas essas dicas para que possa ter o mesmo impacto positivo em sua vida.

Como eu gerencio meu tempo

Sou empresária e trabalho em casa, gerencio uma equipe e tenho muitas atividades que tomam boa parte do meu dia.

Correr, viajar, ler e aprender novas habilidades são atividades que adoro fazer, para isso preciso olhar para como está a minha agenda.

Há muito que quero realizar, e sou ambiciosa. Eu sempre estabeleço metas de alongamento, e meu marido e eu constantemente nos esforçamos para melhorar.

Portanto, somos muito intencionais sobre o nosso tempo e o que fazemos.

Menciono isso agora porque a maneira como administro meu tempo pode parecer muito disciplinada e rigorosa. Mas é o que eu preciso neste momento da minha vida, com tudo o que queremos realizar meus dias precisam ficar organizados e focados.

Não me entenda mal. Fazemos pausas programadas em um dia e uma semana. Também planejamos dias de férias, onde nos desconectamos completamente. Aprendemos que, se não programarmos os intervalos, ficaremos exaustos.

Eu uso um calendário, planejo minha semana ideal, acompanho meu tempo. Estes são os três elementos principais da gestão do meu tempo.

Pode parecer simples e, em essência, é, mas há algumas coisas essenciais a serem lembradas, que detalharei a seguir.

Aprendi as técnicas de gerenciamento do tempo a seguir lendo sobre eficiência e gerenciamento de negócios.

Nem sempre me lembro de onde tirei a informação, mas onde me lembro, anoto a referência.

Como melhorar a gestão do tempo

Através de muitas tentativas e erros e execução diária, essas são as técnicas de gerenciamento de tempo que implemento atualmente.

As dicas e técnicas de gerenciamento de tempo que compartilho abaixo também são como cada um dos membros de nossa equipe, sobretudo, gerencia seu tempo quando trabalha em suas atividades na empresa.

Todas as pessoas que já implementaram essas dicas de gerenciamento de tempo sempre voltam para nos dizer que não tinham ideia de como fizeram algo antes. Que eles estão em um nível totalmente novo de eficiência e produtividade.

Existem várias maneiras de organizar seu calendário, como mencionei, é isso que eu faço. Pode não funcionar para você, mas se você não tem um processo, comece com isso e ajuste para o que funciona para você.

Se você tem um processo de calendário/agenda que segue para gerenciamento de tempo ou gerenciamento da agenda, anote quais áreas estão frustrando você ou não está cumprindo todos os dias.

Se você não está executando seu processo no momento, há um motivo, no entanto, ele não funciona ou você não deseja fazê-lo funcionar.

Pegue o que você aprende aqui, adapte-o ao seu processo, experimente por um mês e avalie o resultado. Não precisa ser perfeito na primeira vez.

Você só precisa começar, a organizar-se, é um processo gradativo.

Determine para onde seu tempo vai

O primeiro passo é documentar o que você faz em um dia/semana em blocos.

Por exemplo, você trabalha, vai à escola, tem filhos, cozinha todas as refeições, lê, com que frequência você malha ou quer malhar e seus hobbies?

Comece com esses e, em seguida, seremos específicos em cada categoria.

Anote em categoria, escreva um número de quanto tempo você acredita que gasta em cada categoria.

Caso não saiba o tempo exato de cada categoria pode ser aproximado, sua melhor estimativa.

Se você trabalha em período integral, sabe que tem um bloco de 40 horas por semana para trabalhar.

Nesse sentido, se possui seu próprio negócio, pode mudar de semana para semana, mas observe uma média.

Para fitness, quantas vezes por semana você treina? Diariamente, três vezes por semana?

Qual a duração de cada exercício?

Depois de ter suas categorias anotadas, conecte-se com seu parceiro (se necessário) para garantir que você esteja alinhado e confirme que não esqueceu nada.

Às vezes é difícil autoavaliar suas atividades.

Veja se ele tem alguma categoria a mais para acrescentar que você tenha esquecido e se ele quiser participar do seu planejamento, melhor.

Determine suas horas mais produtivas

Identifique a sua hora mais produtiva, aquela em que você encerrar suas atividades, a hora do dia que você pode conseguir tudo o que deseja concluído, essa é a sua hora mais produtiva.

Pode ser cedo às 6 da manhã antes que alguém tenha saído da cama. Ou tarde da noite depois que todos estão dormindo. Talvez seja das 9 às 12 de uma quarta-feira.

Essas horas produtivas são seu precioso tempo. Tempo produtivo é quando você precisa agendar algo importante para você que precisa ser concluído.

Talvez seja o seu trabalho na faculdade ou suas atividades de desenvolvimento de negócios.

Talvez você esteja escrevendo um livro ou aprendendo uma nova habilidade, agende-a durante seu precioso tempo.

Tempo produtivo é tempo de super foco, onde você não vai checar seu telefone ou ter alguém vindo para te distrair.

Este é o tempo que você reserva para as atividades mais críticas da sua semana.

Durante o seu tempo produtivo, não há interrupções, chamadas ou distrações. Tenha isso em mente.

Por exemplo, sou mais produtivo de manhã antes das 7 da manhã. então procuro levantar neste horário e resolver aquilo que quero.

Decida sobre o calendário/agenda que você usará

Decida em qual calendário você usará e use apenas um.

Você pode optar por usar seu iCal ou Google Calendário, ou talvez até um calendário impresso (o que eu não recomendo), mas a escolha é sua.

É mais importante decidir sobre um do que qual software você usa especificamente.

Ao decidir qual você usará, determine se você terá que compartilhar seu calendário com outras pessoas, ou seja, seus colegas de trabalho, seu parceiro de negócios, seu marido ou sua esposa?

Se você precisar compartilhá-lo com alguém, um calendário de papel não é a melhor escolha.

Compartilho minha agenda com todos na minha empresa e vice-versa.

Temos total transparência em nossa empresa porque todos são 100% remotos e distribuídos em todo o mundo, e precisamos ver rapidamente se eles estão disponíveis.

Por esse motivo, usamos agenda do Google.

Todas as minhas atividades, pessoais e relacionadas ao trabalho, estão neste calendário, desde a escrita matinal até o condicionamento físico, o trabalho e o sono.

Isso mantém todo o seu dia e semana em um só lugar. Você nunca precisa se preocupar em perder uma reunião ou prazo porque está indo e voltando entre diferentes softwares ou ferramentas.

Planeje sua semana ideal – como programar seu dia

Agora vem a parte divertida, planejar sua semana ideal. A semana ideal é como o nome sugere, Sua Semana ideal!

Com suas horas produtivas, bloco de notas para gestão de tempo e seu único calendário, esboce sua semana ideal.

Por enquanto, talvez você não saiba quais tarefas específicas concluirá nessas anotações de tempo, mas marque-as no calendário.

Eles estão lá para esse tópico específico. Por exemplo, se você tiver “vendas” das 7h às 11h, terça, quarta e quinta-feira, adicione esse bloco de horário no calendário.

Você pode não saber o que vai fazer ainda, mas sabe dedicar esse tempo às vendas e apenas às vendas.

Preencha todos os horários da sua semana, até mesmo o fim de semana, nesse sentido, e não deixe nenhum espaço vazio.

Crie um modelo de Semana Ideal para visualização e impressão se preferir, assim, basta preencher o calendário ou agenda e você pode baixá-lo e imprimir se achar necessário para sua análise.

Crie o tópico “Tema do dia” no topo de cada dia. Se você gosta de se concentrar em tarefas ou atividades específicas em um determinado dia da semana, pode fazer o tema principal do dia.

Por exemplo, tento ter todas as chamadas de relatório ou de equipe na segunda-feira, para não ter chamadas espalhadas ao longo da semana. Eu lote todas essas chamadas na segunda-feira.

Atenha-se ao seu calendário/agenda

Pode levar tempo para entrar no ritmo de uma nova iniciativa. Esta é uma parte essencial, seguindo o seu calendário.

Sempre digo: “se não está no calendário/agenda, existe, ou não está sendo feito.” Isso é porque as coisas surgem.

Você inevitavelmente será influenciado a se desviar do que está em seu calendário/agenda, mas é aí que entram a disciplina e o desejo.

Isso só será eficaz se você tiver diariamente a disciplina para seguir o planejamento e o desejo de fazê-lo.

Devo comunicar.

Esses métodos de gerenciamento da gestão de tempo não são para todos, as vezes o que ser para um, não serve para outro…

Se houver marcos e metas que deseja alcançar, vale a pena experimentar essas dicas de gestão de tempo.

Dicas e técnicas de gerenciamento de tempo para aplicar

Então, agora que você tem algum conhecimento básico sobre gerenciamento de tempo, vamos mergulhar em algumas dicas e técnicas que você pode implementar para aumentar a produtividade e a produção.

Estas são todas as técnicas que eu implemento todos os dias, semanas, meses, anos, por isso estou compartilhando da experiência. Eles podem parecer um pouco constrangedores, mas acaba sendo o oposto.

Ter esses rituais de gerenciamento de tempo em vigor dá à sua mente a liberdade de se concentrar nas coisas críticas, nas coisas divertidas da sua vida.

Ter o tempo “sob controle” permite que você se liberte de se perguntar no que focar a seguir, desse modo, identifica se está aproveitando ao máximo seu tempo.

Acompanhamento da gestão de tempo para análise de dados

Muitos são inicialmente contrários a essa técnica de gerenciamento da gestão de tempo, e é por isso que a coloco em primeiro lugar nesta seção.

Por exemplo, você sabe quanto tempo as coisas demoram para você? Você sabe como está gastando seu tempo?

Já identificou quanto tempo para colocar certas atividades no calendário ou está achando que está demorando muito mais do que o esperado para fazer algo?

De antemão, já ouviu a referência quando um nutricionista pergunta ao seu cliente o que ele come em um dia e não sabe?

Eles os pedem para escrever em um diário o que eles comem em um dia, durante uma semana, para que eles avaliem. Ou seja, isso é semelhante a esse conceito.

Se você não sabe o que está fazendo em um dia, acompanhe a administração do seu tempo e verá para onde está indo.

Você pode usar o rastreamento de tempo de duas maneiras. Primeiro, use-o para avaliar o que você está fazendo e definir benchmarks.

Dois, use-o continuamente para se concentrar em suas atividades e objetivos.

Pode ser um pouco desafiador começar, mas uma vez que você o domina, torna-se algo que você faz.

Adoro porque sempre posso voltar e avaliar se um resultado não saiu como o esperado.

Blocos de tempo para eficiência

A gestão de tempo maximiza sua eficácia e produção durante um período especificado, categorizando seu tempo em três blocos estratégicos.

Estes blocos estratégicos são divididos em 3 horas de tempo ininterrupto que você agenda com antecedência e você pode dar o nome que bem entender, Bloco A, B e C, 1, 2 e 3 etc.

O primeiro bloco é semelhante ao que mencionei anteriormente em seu tempo mais produtivo. Não há distrações durante este bloco de tempo.

Você concentra toda a sua energia e atenção na atividade mais importante e impactante que precisa concluir em uma semana.

Um bloco você aloca no tempo em que você lida com todas as atividades não planejadas. São e-mails, telefonemas, outros itens que podem surgir e que você terá que responder ou gerenciar.

Dependendo de sua função específica em sua empresa ou atividades diárias, isso pode levar de uma hora a duas horas todos os dias.

Abaixo, explico como planejo atualmente este bloco para iniciar e encerrar a rotina de trabalho.

Outro bloco é alocado no tempo gasto fora do “trabalho”. Este é o tempo gasto lendo ou relaxando, para que você não se esgote.

Este é um dos blocos mais desafiadores para eu agendar, de acordo com o livro, ele observa que você precisa agendar isso durante o horário normal de trabalho.

Estou adicionando pequenas pausas para caminhada após o almoço como um dos meus blocos de fuga.

Começar a desligar a rotina

O dia está cheio de interrupções, de telefonemas a mídias sociais e e-mails. Se você permitir, as interrupções podem tomar conta do seu dia inteiro.

Como você protege sua agenda de interrupções para que possa concluir as coisas que precisa fazer? Adicione-o à sua agenda!

Nos dias de semana, eu tenho uma rotina de começar e desligar o trabalho. São blocos de 30 minutos no início e no final do meu dia, no mesmo horário todos os dias.

Eles são exatamente como o nome sugere. Meu bloco primeiros passos inclui colocar meu e-mail em zero mensagens e confirmar meus compromissos do calendário.

Minha rotina de desligamento do trabalho novamente envolve revisar meu e-mail, para quaisquer novas mensagens que surgiram ao longo do dia.

Sendo assim, asseguro-me de respondê-las antes de desligar o computador durante o dia.

Ter esse horário definido todos os dias no início e no final do dia de trabalho ajuda a manter minhas mensagens sob controle.

Eu respondo aos membros da equipe e empresas externas mais rapidamente, evitando que eu verifique esses canais ao longo do dia.

Como gerenciar seu tempo quando você tem muitas mensagens

Alguns itens a serem observados, se você não puder responder a um e-mail ou mensagem dentro desse prazo, adicione-o ao seu calendário posteriormente, se não for urgente e importante.

Você pode precisar mais de uma hora para responder a todas as suas mensagens, dessa forma, dependendo do que você faz para sua empresa ou seu cargo.

Estenda esses tempos para mais de uma hora, se necessário.

Comunique à sua equipe que todas as mensagens serão respondidas, porém nem todas que chegarem no dia serão respondidas no mesmo dia, se for algo muito urgente certamente receberá uma ligação ou mensagem em algum app.

Ser rigoroso sobre isso e seu gerenciamento de tempo é a única maneira de obter controle de sua agenda, em vez de ser controlado por outras pessoas.

Outra dica adicional de gerenciamento de tempo.

Também temos uma reunião de equipe diária de 15 a 30 minutos em nossa empresa, ou seja, as equipes analisam o que fizeram ontem, o que fizeram hoje e se estão presos em alguma coisa.

Se eles estão presos e precisam de você especificamente, eles também têm esse tempo para obter respostas para suas perguntas.

Conclua as tarefas mais importantes primeiro

Uma das principais técnicas de gerenciamento de tempo é obter a tarefa mais importante concluída primeiro.

A tarefa que causará o maior impacto para você, para sua empresa ou para sua responsabilidade.

Complete suas tarefas mais importantes primeiro. Parece fácil, mas exige disciplina.

É aqui que a procrastinação também entra em jogo. Eu me vejo procrastinando em duas circunstâncias. Quando é uma tarefa crítica ou se é algo que eu não quero fazer. Parece um pouco louco, eu sei.

Preciso de prazos, ou vou esperar até o último minuto para fazer alguma coisa.

Eu esqueci onde eu li, mas um livro mencionou que se você é um procrastinador, é melhor definir seus prazos, você fará um pequeno truque mental consigo mesmo.

Ou peça a outra pessoa que imponha um prazo para você.

Tenha uma agenda para cada reunião

E a este título vou acrescentar, garantir que todos que se encontrarem com você também tenham uma agenda.

De todas essas dicas de gerenciamento de tempo, essa é uma que todos podem aplicar imediatamente.

Quando você prepara uma agenda para a reunião com pontos de discussão específicos com limite de tempo, você permanece no cronograma e termina no horário.

Claro, você ainda precisa seguir a agenda para que esse resultado ocorra, mas é mais provável que aconteça.

Há muitas reuniões sem agendas que fazem com que sejam ultrapassadas. Muitas reuniões não têm objetivos reais e até esquecem os principais pontos que você queria que fossem abordados.

Crie um modelo de agenda de reunião; temos o nosso no Google Docs e a duplicamos quando você tem uma reunião.

Anote o tópico da reunião (nome), data, quem está presente, quanto tempo está no topo e, em uma tabela, em seguida, adicione cada ponto de discussão na reunião junto com quem está designado para falar naquele ponto com uma alocação de tempo ao lado dele.

Adicione seções de perguntas, notas e itens de ação no final da agenda, para que, quando surgirem perguntas, digite-as nessa seção.

E, se possível, envie a agenda com antecedência para todos os participantes da reunião, para que eles venham preparados.

A preparação é fundamental, certifique-se de responsabilizar sua equipe em pontos de discussão e reuniões.

Assim, se muitas reuniões são executadas no tempo definido para elas.

Se isso está acontecendo em sua organização, comece a responsabilizar você e sua equipe pelo tempo.

Planeje sua semana inteira na quarta-feira

Conheço poucas pessoas que gostam da segunda-feira, embora digamos a nós mesmos que gostamos deste dia da semana.

Então não começamos uma semana com um caso das segundas-feiras, planejamos nossa semana na quarta-feira. Sim!

Você leu isso corretamente. Começo minha semana na quarta-feira. Então, o que exatamente isso significa?

Quando chega a segunda-feira não precisamos planejar as atividades da semana, pense no que vamos fazer a seguir logo após dois dias sem focar no trabalho.

Você pode ter tido um fim de semana de festa ou ter viajado durante todo o fim de semana e acabou de chegar em casa no domingo à noite.

Segunda-feira de manhã não é o melhor momento para planejar sua semana inteira.

É melhor se você já sabe o que está fazendo e simplesmente continuar a cumprir as prioridades da semana.

Em nossa empresa, temos nossas reuniões de planejamento às quartas-feiras para cada uma de nossas equipes.

Ao final de nossa reunião de planejamento, todos agendam seu calendário para o restante do sprint até a próxima quarta-feira.

Todos na equipe entendem o que estão fazendo quando é devido. Na segunda-feira, eles continuam trabalhando durante o dia como se fosse qualquer outro dia da semana.

Pode parecer um pouco estranho no começo, mas quando você entra no ritmo, é realmente uma grande mudança mental.

Já que as segundas são quartas, então nossas sextas são terças.

Isso é ótimo porque no final da “semana”, vamos direto para a próxima semana com todas as nossas anotações e atividades e vamos direto ao planejamento para a próxima semana sem nenhuma interrupção de um fim de semana.

Se não está no calendário, não existe, gestão do tempo

“Se não está no calendário, não existe.” Essa declaração serve a dois propósitos principais. Primeiro, se você não colocar uma atividade ou tarefa em sua agenda, não a concluirá.

Em segundo lugar, se não estiver no seu calendário para o dia, você não deve fazê-lo.

Já que temos toda a nossa semana já planejada, reuniões e tudo, se alguém trouxer algo que precisa de ajuda ou quer que você faça, você não poderá chegar até a próxima semana, você não deve deixar isso distrair você para sua semana de planejamento atual de atividades.

Sim, emergências podem surgir e acontecem, mas cabe a você determinar quão urgente e importante é aquela tarefa que está atrapalhando sua semana.

Para o primeiro ponto, como tudo o que você quer e precisa fazer está planejado em seu calendário/agenda, se você esqueceu de adicionar algo ao seu calendário/agenda, provavelmente não o fará.

O ponto de planejar em uma quarta-feira, adicionando tudo ao seu calendário/agenda, é para que você passe a semana sendo muito intencional.

Como você faz a sua Gestão do tempo?

Nesse ínterim, se você está indo do nada para gerenciar seu tempo como eu expus aqui, pode ser um choque. Para todos os novos membros da nossa equipe, leva de 2 a 4 semanas para entrar no ritmo.

Eles muitas vezes pensam e se perguntam como conseguiram alguma coisa antes de implementar essas dicas e técnicas de gerenciamento de tempo.

Então, se você precisa de métodos para fazer mais, realizar suas atividades da semana, se sentir mais organizado, intencional e alcançar o que deseja a cada semana, mês, ano, experimente essas dicas de gerenciamento de tempo.

Definitivamente, gerenciar seu tempo e prioridades é algo que a grande maioria sente que não tem controle. Dessa forma, como gostamos de dizer, é preciso vontade e dedicação.

Se você tiver alguma dúvida sobre como melhorar seu gerenciamento de tempo ou seu calendário/agenda, se tiver dúvidas específicas sobre as dicas de gerenciamento de tempo que passei, então, deixe seu comentário logo abaixo.

Se você está fazendo alguma das dicas que eu mencionei acima, eu adoraria ouvir sobre isso também!

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